姓名: | 贾君新 | |
领域: | 人力资源 | |
地点: | 广东 深圳 | |
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(贾君新:人力资源管理与领导力培训师,致力于人力资源管理与领导力研究实践)
应学员提出的关于如何编写企业制度与流程体系要求,贾君新老师提供以下资料及建议:
一、制度性文件编写的原则:
a) 系统性:文件体系编写前,详细地职能矩阵图是必须的,制度性文件中接口管理通过矩阵图很容易识别责任与权限。
b) 符合性
通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式,实现唯一的理解,所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到,写到做到,做不到就不写! c) 协调性 文件和文件之间应相互协调,避免产生不一致的地方,从整体上结构针对编写具体某一文件来说,应紧扣该文件的目的和范围,尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。 体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定、技术标准、规范相协调; 应认真处理好各种过程的接口,避免不协调或职责不清
二、 编写体系文件的文字要求
a) 职责分明,语气肯定(避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语); b) 结构清晰、文字简明、文风一致。; c) 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件;
三、文件的基本内容要求:
1、文件的通用内容
a) 文件名称、编号; b) 受控状态、版本号、分发号 c) 编制、审核、批准; d) 生效日期;
2、程序文件描述的内容
往往包括5W1H:开展活动的目的(Why)、范围;做什么(What)、何时(When)何地(Where)谁(Who)来做;应采用什么材料、设备和文件,如何对活动进行控制和记录(How)等。
--封面
---目的:说明为什么开展该项活动。
---范围:说明活动涉及的(产品、项目、过程、活动......)范围。 ---职责:说明活动的管理和执行、验证人员的职责。 ---程序内容:详细阐述活动开展的内容及要求。 ---支持性文件:列出支持本程序的第三层文件。 ---记录:列出活动用到或产生的记录。 ---附录:本程序文件涉及之附录均放于此,其编号方式为附录A、附录B,以此顺延。
四、流程图的编写:
1、流程图应用程序
任何输入到输出的过程活动就可以称为流程
(1) 判别过程的开始和结束;
(2) 观察或设想从开始到结束的整个过程;
(3) 规定在该过程的步骤(输入活动、判断、决定、输出);
(4) 画出该过程的流程图草图;
(5) 与过程的有关人员共同评审草图;
(6) 根据评审结果,改进流程图草图;
(7) 与实际过程比较,验证改进后的流程图;
(8) 注明正式流程图的绘制日期,以备使用和参考。
2、需要根据过程状况提炼流程清单。为了避免陷入细节,对流程一般这样界定:如果完成某项工作需要跨部门、并且涉及三个职位以上人员。
3、在梳理流程清单前,要去了解有关的的制度、标准、规定等,因为很多流程隐含在这些文件里面。
4、编写人提出流程清单后,组织相关人员一起讨论。讨论的内容涉及流程的输入(流程第一步)、输出(流程最后一步)、流程责任部门(负责维护此流程的部门)、涉及部门、编写人
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